中國北京，2020年10月22日：數字化轉型是各行各業企業近兩年間的核心事項，但不少企業也存在著擔憂，升級或集成現有系統或造成業務中斷，可能會影響公司的發展進程。眼下，尚未平息的新冠疫情為企業創造出一個時間豁口，企業可在差旅尚未全面開放之前借機革新其差旅和費用管理工具。
Amadeus的最新報告《差旅及費用數字化轉型：如何獲得效率、合規和員工體驗的平衡》指出，企業若想在疫情常態化存在的新形勢下恢復往日的差旅頻次，重新審核其差旅和費用管理技術顯得尤為關鍵。本次報告由Amadeus委托Forrester Consulting完成，研究人員對全球大型企業中參與差旅費用事務的550名關鍵決策者進行了深入的調研，并對高級決策人員進行了深度的定性訪談研究。
1. 企業仍普遍使用“過時的”差旅費用系統
Amadeus的調研顯示，企業仍普遍依賴那些相當“基本的”系統來管理其差旅與費用，大型企業亦不例外。超過五分之一（22%）的集中式管理公司仍在使用電子表格記錄費用。同時，分散式管理公司表示，其差旅（28%）和費用管理（30%）任務幾乎全部由人工完成，而此舉無疑增加了員工、上線領導、審計師及會計師的工作量。調研還發現，受訪公司處理差旅預訂相關端到端流程的平均用時約為13.6小時。
2. 改進差旅費用系統已成為企業領導者的主要目標
Amadeus的調研顯示，約合四分之三 (74%) 的受訪者均表示，改進差旅和費用的管理流程，使用更為合適的差旅費用管理工具能為企帶來業助益。公司可以降低成本、提高業務運營效率，并加速數字化轉型以改善員工體驗，而這也正與企業差旅事務決策人的三大業務目標不謀而合。受訪者迫切希望能在有關方面得到指導與支持，其中 74% 的受訪者認為技術提供商有望發揮重要作用。
3. 工具集成是解決差旅費用管理問題的關鍵
Amadeus的調研同時發現，那些未部署集成式差旅費用管理平臺的企業，員工投訴率更高。
數據顯示，在受訪企業中，僅有十分之一的企業未部署集成式差旅費用管理工具，同時員工投訴率為零。相比之下，那些部署了集成式差旅費用管理工具的公司，投訴率更低，超過四分之一（27%）的公司投訴率為零。畢竟在解決方案缺位的情況下，出差員工很難獲得及時的增值信息與旅行服務，同時在報銷流程中普遍耗時更長，也很難及時完成報銷審批。調研數據同時顯示，那些部署了集成式差旅費用管理工具的公司普遍（96%）對現有費用管理流程較為滿意，而近四分之三（73%）的公司也計劃著對其平臺進行擴展或升級。
4. 企業內部不同員工角色需求各異
a. 差旅經理希望解決方案能有效解決內容碎片化問題
75% 的差旅事務管理者將應用集成式解決方案納入其優先事項，同時相當比例 (74%) 的管理者希望借助解決方案來提高自動化水平，減輕人工負擔。這也充分反映出該人群當前所面臨的主要挑戰，比如難以追蹤費用去向，導致對賬及審計，合規困難；缺少平臺式的解決方案對所有相關實體進行全局管理；在預訂時缺乏全面內容進行比對等等。
b. 財務人員認為部署集成式解決方案可對公司業務產生積極影響
Amadeus的調研顯示，那些未部署差旅費用集成式解決方案的公司或遇管理難題，例如報銷費用的速度延遲逾29%，員工工作效率下降超40%。實際上，近三分之一（30%）的財務和會計負責人對企業當前在費用管理自動化，及集成分析能力方面有所不滿。
c. 人力資源負責人認為差旅及費用管理流程的不合理可能引發員工問題
老舊的差旅費用管理系統也困擾著人力資源經理，他們認為這可能會帶給員工負面影響。調研數據顯示，差旅費用管理問題將導致員工工作效率下降逾40%，而員工的保持率、敬業度與對公司辦公軟件的總體滿意度下降約36%。
d. IT 負責人希望能施用一流的解決方案
近四分之一的企業IT負責人對現有差旅費用管理技術與流程有所不滿。他們最看重的解決方案特性分別為——直觀的用戶界面（40%）和出色的數據分析及報告能力（38%）。調研顯示，僅 15% 的受訪企業使用了差旅云或費用云解決方案。而IT負責人希望所在企業能施用一流的解決方案對這一領域進行優化，75%的受訪人將其視為團隊的優先事項，其次是改善差旅費用流程中的端到端體驗（74%），以及改進差旅費用工具與其他企業系統的集成（73%）。
e. 采購負責人希望差旅費用管理工具及流程更為標準化，可推動企業的數字化轉型
超過五分之四的采購經理認為，改進差旅費用管理工具及流程是企業數字化轉型的關鍵一步，而在Forrester訪問的所有群體中，采購經理持這一觀點的占比最高。超過五分之一（21%）的受訪者認為，目前他們在這一領域的最大挑戰是缺少一款能全局管理所有相關實體的解決方案。他們也認為當前系統的自動化水平，以及系統之間的集成水平均有待提高。此外，20%的受訪者表示企業目前數據報告及分析能力嚴重不足，而這也是采購負責人的首要考慮事項。
